PELAKSANAAN DEMOKRASI DALAM BERBAGAI KEHIDUPAN

  Pengertian Demokrasi

Secara etimologis istilah demokrasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata demos yang artinya rakyat, dan kratos (kratein) yang berarti pemerintahan. Dengan demikian, secara sederhana demokrasi dapat diartikan sebagai pemerintahan yang dipegang oleh rakyat, atau dapat juga diartikan sebagai kekuasaan tertinggi berada di tangan rakyat.

Menurut Abraham Lincoln, demokrasi adalah pemerintahan dari rakyat, oleh rakyat, dan untuk rakyat. Istilah demokrasi pada mulanya digunakan di Yunani Kuno.Abraham Lincoln adalah salah seorang mantan Presiden Amerika Serikat yang sangat populer. la adalah seorang pejuang demokrasi dan emansipasi dengan mengesahkan undang-undang anti perbudakan.

Pengertian demokrasi berdasarkan istilahnya dapat dilihat dari pendapat yang dikemukan oleh para ahli sebagai berikut:

1. Menurut Joseph A. Schmeter, Demokrasi adalah suatu perencanaan institusional untuk mencapai keputusan politik dimana individu-individu memperoleh kekuasaan untuk memutuskan cara perjuangan kompetetif atas suara rakyat.
2. Menurut Sidney Hook, demokrasi yaitu bentuk pemerintahan dimana keputusan-keputusan pemerintah yang penting secara langsung maupun tidak langsung didasarkan pada kesepakatan mayoritas yang diberikan secara bebas dari rakyat dewasa.
3. Menurut Henry B. Mayo, demokrasi adalah sistem yang menunjukkan bahwa kebijakan umum ditentukan atas dasar mayoritas oleh wakil-wakil yang diawasi secara efektif oleh rakyat dalam pemilihan-pemilihan berkala yang didasarkan atas prinsip kesamaan politik dan diselenggarakan dalam suasana terjaminnya kebebasan politik.
4. Menurut Affan Gaffar, demokrasi mempunyai dua makna, yaitu pemaknaan secara normatif (demokrasi normatif), yaitu demokrasi yang secara ideal hendak dilakukan oleh sebuah negara, dan demokrasi empirik yaitu demokrasi dalam perwujudannya pada dunia politik praktis.

Dari beberapa pengertian demokrasi di atas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa hakikat demokrasi mengandung tiga hal, yaitu:

a.       Pemerintahan dari Rakyat (Government of the People)

Pemerintahan dari rakyat berkaitan dengan pemerintahan yang sah dan diakui oleh rakyat. Pemerintahan yang sah dan diakui adalah pemerintahan yang mendapat pengakuan dan dukungan dari rakyat. Dengan legitimasi dari rakyat pemerintahan itu dapat menjalankan roda birokrasi dan mewujudkan program-programnya sesuai dengan aspirasi rakyat.

b.       Pemerintahan oleh Rakyat (Government by People)

Pemerintahan oleh rakyat adalah pemerintahan yang mendapat kewenangan untuk menjalankan kekuasaannya atas nama rakyat bukan atas dorongan dan keinginannya sendiri. Di camping itu pemerintah berada di bawah pengawasan rakyat. Oleh sebab itu pemerintah harus tunduk pada kehendak rakyat. Pengawasan itu dapat dilakukan melalui lembaga perwakilan rakyat atau DPR baik secara langsung maupun tidak langsung.

c.       Pemerintah untuk Rakyat (Government for the People)

Pemerintah untuk rakyat mengandung arti bahwa kekuasaan yang diberikan rakyat kepada pemerintah harus dijalankan untuk kepentingan rakyat. Kepentingan rakyat harus didahulukan dan diutamakan di atas kepentingan yang lainnya. Oleh sebab itu, pemerintah harus mendengarkan dan mengakomodir aspirasi rakyat dalam merumuskan dan menjalankan program-programnya.

Menurut Affan Gaffar, demokrasi mempunyai dua makna, yaitu pemaknaan secara normatif (demokrasi normatif) dan demokrasi empirik.

Ada beberapa model demokrasi, yaitu :

1. Demokrasi Langsung (Direct Democracy).

Suatu bentuk pemerintahan dimana hak untuk membuat keputusan-keputusan politik dijalankan secara langsung oleh seluruh seluruh warga negara yang bertindak berdasarkan prosedur mayoritas.

2. Demokrasi Tidak Langsung (Indirect Democracy).

Suatu bentuk pemerintahan di mana hak untuk membuat keptusan-keputusan politik dijalankan oleh sedikit orang yang dipilih oleh rakyat melalui pemilihan umum.

Suatu negara dikatakan sebagai suatu negara yang demokratis apabila memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:

a. Adanya Partisipasi secara Aktif dalam Kehidupan Bermasyarakat, Berbangsa dan Bernegara

Partisipasi secara aktif warga negara dalam kehidupan masyarakat, berbangsa dan bernegara dapat diarahkan untuk mengendalikan tindakan tindakan para pemimpin negara, serta ikut berpartisipasi dalam pemilu. Selain itu masyarakat juga dapat menyampaikan kritik, mengajukan gagasan, atau dapat memperjuangkan kepentingan-kepentingan masyarakat melalui saluran-saluran yang demokratis sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

b. Adanya Perlindungan terhadap Hak-hak Rakyat secara Konstitusional

Perlindungan secara konstitusional atas hak-hak warga negara artinya hak-hak warga negara memperoleh jaminan perlindungan hukum yang kokoh dalam konstitusi negara (Undang-Undang Dasar). Dengan adanya jaminan yang tegas dari konstitusi diharapkan hak-hak warga negara dihormati, sehingga warga negara dapat melaksanakan hak-haknya dengan baik tanpa adanya keraguan karena dijamin oleh konstitusi negara.

c. Adanya Peradilan yang Bebas dan Tidak Memihak

Peradilan yang bebas dan tidak memihak artinya badan peradilan dalam menjalankan fungsinya tidak dipengaruhi atau dicampurtangani oleh kekuasaan manapun termasuk kekuasaan eksekutif (presiden). Sehingga dalam mengambil suatu keputusan akan menggunakan pikiran jernih berdasarkan ketentuan-ketentuan yang berlaku dan memenuhi unsur keadilan masyarakat.

d. Adanya Pemilihan Umum yang Bebas

Pemilihan umum yang bebas adalah pemilihan umum yang dilakukan sesuai dengan hati nurani, tanpa adanya paksaan dan tekanan dari pihak manapun. Pemilihan umum merupakan mekanisme untuk menentukan komposisi dalam pemerintahan dan parlemen secara berkala dan merupakan sarana utama bagi masyarakat untuk ikut berpartisipasi dalam bidang politik. Oleh karena itu, pelaksanaan pemilu yang berkelanjutan merupakan langkah penting untuk kelangsungan hidup bangsa dan negara.

e. Adanya kebebasan untuk menyatakan pendapat dan untuk berorganisasi

Kebebasan menyatakan pendapat adalah kebebasan warga negara untuk menyatakan gagasan, pandangan atau pendapatnya dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Sedangkan kebebasan berorganisasi adalah kebebasan warga negara untuk menjadi anggota dari suatu partai politik atau organisasi masyarakat. Kebebasan dan kemerdekaan pada awalnya timbul dalam kehidupan politik sebagai reaksi terhadap absolutisme. Kebebasan diperlukan untuk memberikan kesempatan kepada warga negara untuk memperjuangkan kepentingannya Berta melakukan pengawasan terhadap penyelenggara negara.

Pemerintahan yang otoriter, adalah pemerintahan yang didasarkan pada kehendak sekelompok orang, sehingga menimbulkan kesewenang-wenangan yang mengakibatkan penderitaan bagi rakyat.

Sejarah Demokrasi di Indonesia

Salah satu tonggak sejarah perjuangan bangsa Indonesia, yang sekaligus sebagai tonggak demokrasi di Indonesia adalah dengan adanya Konggres Pemuda II. Musyawarah yang diterapkan dalam Konggres Pemuda II akhirnya dapat membuat suatu kesepakatan penting dan sekaligus menyatukan semua komponen pemuda Indonesia yang semula terpecah-pecah dalam organisasi kepemudaan yang bersifat kedaerahan, yaitu dengan lahirnya Sumpah Pemuda pada tanggal 28 Oktober 1928.

Bukti lain bahwa bangsa Indonesia sudah melaksanakan kehidupan yang demokratis adalah sidang BPUPKI yang membahas rancangan dasar negara dan rancangan Undang-Undang Dasar secara bermusyawarah. Demikian pula pada saat disusunnya teks Proklamasi Kemerdekaan Indonesia , yang kemudian dibacakan oleh Ir. Soekarno pada tanggal 17 Agustus 1945 di Jalan Pegangsaan Timur No.56 Jakarta, merupakan wujud nyata dari pengambilan keputusan secara demokratis. Secara garis besar pelaksanaan demokrasi Indonesia yang dimulai sejak proklamasi kemerdekaaan dibedakan menjadi beberapa periode, yaitu:

 a. Periode Berlakunya Demokrasi Liberal (1945-1959)

Pada masa ini, awal mulanya diterapkan demokrasi dengan sistem kabinet presidensial yaitu para menteri diangkat oleh presiden dan bertanggung jawab kepada presiden, sehingga yang berhak memberhentikannya adalah presiden. Namun setelah dikeluarkannya Maklumat Wakil Presiden No. X yang menyatakan BP KNIP menjadi sebuah lembaga yang berwenang sebagaimana lembaga negara, kemudian diperkuat dengan Maklumat Pemerintah tanggal 3 Nopember 1945 yang menyatakan diperbolehkannya pembentukan multipartai, serta Maklumat Pemerintah tanggal 14 November 1945 yang menegaskan tanggung jawab adalah dalam tangan menteri. Lahirlah sistem pemerintahan parlementer yang pada prinsipnya menegaskan pertanggung jawaban menteri-menteri kepada parlemen. Pemberlakuan UUDS 1950 menegaskan berlakunya sistem parlementer dengan multipartai. Namun perkembangan partai-partai tidak dapat berlangsung lama karena koalisi yang dibangun sangat rapuh dan gampang pecah, sehingga mengakibatkan tidak stabilnya pemerintahan pada saat itu.

b. Periode Berlakunya Demokrasi Terpimpin (1959—1965)

Setelah keluarnya Dekrit Presiden 5 Juli 1959, maka UUD 1945 dinyatakan berlaku kembali, dan berakhirnya pelaksanaan demokrasi liberal. Kemacetan politik yang terjadi pada masa itu dapat diselesaikan dengan menggunakan demokrasi terpimpin, di mana dominasi kepemimpinan yang kuat akan dapat mengendalikan kekuatan politik yang ada pada saat itu. Keadaan pada masa demokrasi terpimpin diwarnai oleh tank menarik tiga kekuatan politik yang paling utama, yaitu Soekarno, Angkatan Darat dan PKI. Soekarno membutuhkan PKI untuk menandingi kekuatan Angkatan Darat yang beralih fungsi sebagai kekuatan politik, sedangkan PKI memerlukan Soekarno untuk mendapatkan perlindungan presiden dalam melawan Angkatan Darat. Angkatan darat sendiri membutuhkan Soekarno untuk mendapatkan legitimasi agar dapat terjun ke arena politik Indonesia.

c. Periode Berlakunya Demokrasi Pancasila (1965—1998)

Gerakan pembrontakan yang dilakukan oleh PKI merupakan puncak penyimpangan yang terjadi pada masa berlakunya demokrasi terpimpin. Tetapi hal ini menjadi titik tolak bagi pengemban Surat Perintah 11 Maret, yaitu Soeharto untuk menuju puncak kepemimpinan nasional dengan dikeluarkannya ketetapan MPRS No.XXXIII/MPRS/1967 tanggal 12 Maret 1967 tentang Pengangkatan Soeharto menjadi Presiden Negara Republik Indonesia.

Pada masa orde baru berlaku sistem demokrasi pancasila. Dikatakan demokrasi pancasila karena sistem demokrasi yang diterapkan didasarkan pada Pancasila, yang intinya adalah kerakyatan yang dipimpin oleh hikmat kebijaksanaan dalam permusyawaratan/perwakiln yang dijiwai sila pertama, kedua, ketiga dan menjiwai sila kelima. Pengertian demokrasi pancasila tersebut sesuai dengan Tap MPRS No. XXVII/MPRS/1968 tentang Pedoman Pelaksanaan Demokrasi Pancasila, di mana dalam ketetapan tersebut disebutkan istilah Demokrasi Pancasiia adalah sama dengan sila keempat dari Pancasila.

Ada beberapa fungsi Demokrasi Pancasila, yaitu:

1) menjamin adanya keikutsertaan rakyat dalam kehidupan bernegara;

2) menjamin tetap tegaknya negara Proklamasi 17 Agustus 1945;

3) menjamin tetap tegaknya negara kesatuan Republik Indonesia;

4) menjamin tetap tegaknya hukum yang bersumber pada Pancasila;

5) menjamin adanya hubungan yang serasi, selaras dan seimbang antara lembaga-lembaga negara;

6) menjamin adanya pemerintahan yang bertanggung jawab.

Kepemimpinan pada masa Orde Baru bertumpu pada Soeharto sebagai presiden, ABRI, Golkar, dan birokrasi. Pengambilan kebijakan bidang ekonomi lebih ditonjolkan tetapi ruang kebebasan lebih dipersempit, sehingga pada pemerintahan orde baru nyaris tanpa kontrol masyarakat. Hal ini mengakibatkan kemajuan ekonomi digerogoti oleh korupsi, nepotisme, dan kolusi.

d. Periode Berlakunya Demokrasi dalam Era Reformasi (1998 – Sekarang)

 Runtuhnya Orde Baru ditandai dengan adanya krisis kepercayaan yang direspon oleh kelompok penekan (pressure group) dengan mengadakan berbagai macam demonstrasi yang dipelopori oleh mahasiswa, pelajar, LSM, politisi, maupun masyarakat. Runtuhnya kekuasaan rezim orde baru telah memberikan harapan baru bagi tumbuhnya demokrasi di Indonesia. Masa peralihan demokrasi ini merupakan masa yang sangat rumit dan kritis karena pada masa ini akan ditentukan kearah mana demokrasi akan dibangun.

Sedangkan dinamika demokrasi pada masa reformasi dapat dilihat berdasarkan aktifitas kenegaraan sebagai berikut :

1)       Dikeluarkanya Undang-Undang No. 31 tahun 2002 tentang Partai Politik, memberikan ruang dan gerak lebih luas untuk mendirikan partai politik yang memungkinkan berkembangnya multipartai. Hal ini dapat dilihat dalam Undang-Undang No. 31 Tabun 2002 Pasal 2 ayat 1 yang menyatakan “partai politik didirikan dan dibentuk oleh sekurang-kurangnya 50 orang warga negara Indonesia yang telah berusia 21 tahun dengan akta notaris”.

2)       Undang-Undang No.12 tahun 2003 tentang Pemilu memberikan kebebasan kepada warga negara untuk menggunakan hak pilihnya secara langsung untuk memilih anggota DPR, DPRD provinsi, DPRD kabupaten/kota maupun DPD. Bahkan pemilihan presiden dan wakilnya juga dilaksanakan secara langsung.

3)       Upaya untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih dari KKN, berwibawa dan bertanggung jawab dibuktikan dengan keluarnya ketetapan MPR No.IX/MPR/1998 dan ditindak lanjuti dengan Undang-Undang No. 30 Tahun 2002 tentang pembentukan Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi dan sebagainya.

4)       Lembaga legislatif dan organisasi sosial politik sudah mempunyai keberanian untuk melakukan fungsi kontrol terhadap ekskutif, sehingga terjadi check and balance.

5)       Lembaga tertinngi negara MPR berani mengambil langkah-langkah politik dengan adanya sidang tahunan dan menuntut kepada pemerintah dan lembaga negara lain untuk menyampaikan laporan kemajuan (progress report).

6)       Adanya kebebasan media massa tanpa ada rasa takut untuk dicabut surat ijin penerbitannya.

7)       Adanya pembatasan masa jabatan presiden, yaitu jabatan presiden paling lama adalah 2 periode masa kepemimpinan.

Nilai-Nilai Demokrasi

 Beberapa nilai demokrasi yang disampaikan oleh Henry B Mayo, yaitu:

1. Menyelesaikan perselisihan dengan damai dan secara melembaga. Dalam setiap masyarakat terdapat perselisihan pendapat serta kepentingan dianggap wajar untuk diperjuangkan dalam alam demokrasi. Perselisihan-persilihan itu harus dapat diselesaikan melalui perundingan serta dialog yang terbuka dalam usaha untuk mencapai kompromi, konsensus atau mufakat.
2. Menjamin terselenggaranya perubahan secara damai dalam suatu masyarakat yang sedang berubah. Dalam setiap masyarakat yang modern akan terjadi perubahan sosial, yang disebabkan oleh faktorfaktor perkembangan teknologi, perubahan-perubahan pola kepadatan penduduk, pola-pola perdagangan dan sebagainya. Pemerintah harus dapat mengambil suatu kebijakan kepada perubahan-perubahan ini.
3. Menyelenggarakan pergantian pimpinan secara teratur. Pergantian atas dasar keturunan atau dengan mengangkat dirinya sendiri ataupun melalu coup d’etat, dianggap tidak wajar dalam demokrasi.
4. Membatasi pemakaian kekerasan sampai minimum. Golongangolongan minoritas, yang sedikit banyak akan terkena paksaan, akan lebih menerima bila diberi kesempatan untuk turut serta dalam diskusi-diskusi yang terbuka dan kreatif. Mereka dapat lebih terdorong untuk memberikan dukungan sekalipun bersyarat.
5. Mengakui serta menganggap wajar adanya keanekaragaman pendapat, kepentingan serta tingkah laku.
6. Menjamin tegaknya keadilan. Dalam masyarakat demokrasi umumnya pelanggaran terhadap keadilan tidak akan terlalu sering terjadi, oleh karena itu golongan-golongan terbesar diwakili dalam lembaga perwakilan, tetapi tidak dapat dihindarkan bahwa beberapa golongan akan merasa diperlakukan tidak adil.

 Ada tiga asumsi yang membuat demokrasi diterima secara luas di dunia, yaitu :

1. Demokrasi tidak saja merupakan bentuk vital dan terbaik pemerintahan yang mungkin diciptakan, tetapi juga merupakan suatu doktrin politik luhur yang akan memberikan manfaat bagi kebanyakan negara.
2. Demokrasi sebagai sistem politik dan pemerintahan dianggap mempunyai akar sejarah yang panjang sampai kepada jaman Yunani kuno, sehingga ia tahan bantingan jaman dan dapat menjamin terselenggaranya suatu lingkungan politik yang stabil.
3. Demokrasi dipandang sebagai sistem yang paling alamiah dan manusiawi, sehingga semua rakyat di negara manapun akan memilih demokrasi bila mereka diberi kebebasan untuk melakukan pilihannya.

SIKAP POSITIF TERHADAP PELAKSANAAN DEMOKRASI DALAM BERBAGAI KEHIDUPAN

 1. Dalam Lingkungan Keluarga

Lingkungan keluarga merupakan lingkungan pertama bagi anak-anak untuk mengenal nilai-nilai, termasuk di dalamnya adalah nilai-nilai demokrasi. Seorang anak mempunyai hak-hak demokrasi yang harus ihormati oleh orang tua dan anggota keluarga yang lain. Demikian pula anak juga menghormati hak-hak demokrasi yang dimiliki orang tua clan anggota keluarga yang lain. Kehidupan yang mencerminkan nilai nilai demokrasi dapat dilihat dalam lingkungan keluarga sebagai berikut:

1. Hak untuk berpendapat. Seorang anak mempunyai hak untuk menyampaikan pendapat dan gagasannya kepada orangtua.
2. Adanya penghormatan terhadap kebebasan. Seluruh anggota keluarga mempunyai kebebasan, baik dalam menentukan masa depannya, maupun dalam menyalurkan aspirasi politiknya.
3. Partisipasi dalam mengambil suatu keputusan dalam keluarga. Pengambilan keputusan dalam keluarga harus melibatkan seluruh anggota keluarga, karena keputusan tersebut akan membawa konsekuensi bagi setiap anggota keluarga.
4. Musyawarah mufakat dalam keluarga. Nilai-nilai ini sangatlah mungkin untuk diterapkan dalam keluarga, karena dengan jumlah anggota keluarga yang kecil dan masalah yang dihadapi belum begitu kompleks menjadikan musyawarah mufakat menjadi alternatif utama dalam mengambil suatu keputusan. Semangat kekeluargaan ada dalam kehidupan keluarga dapat menjadi faktor dalam mengembangkan nilai-nilai demokrasi.

 2. Dalam Lingkungan Sekolah

Lingkungan sekolah merupakan tempat untuk berlatih dan mengembangkan nilai-nilai demokrasi. Kehidupan demokrasi di sekolah bukanlah sesuatu yang baru, karena siswa dan komponen siswa lainnya telah akrab dengan demokrasi itu sendiri. Mengenai pelaksanaan demokrasi di sekolah Japat diungkapkan sebagai berikut.

1. Adanya OSIS yang merupakan DPRnya siswa. Aspirasi siswa dapat disampaikan melalui OSIS. Disamping itu OSIS juga sebagai miniatur kehidupan demokrasi, karena dalam pemilihan pengurus OSIS dilakukan seperti layaknya pemilihan umum untuk memilih anggota DPR, yaitu melalui tahapan penyaringan calon ketua OSIS, kampanye, pemungutan suara, penghitungan suara dan penentuan kepengurusan OSIS yang baru.
2. Dalam proses pembelajaran selalu mengedepankan proses belajar yang demokratis dan menghargai pendapat siswa dimana siswa mempunyai kesetaraan dan hak-hak yang sama.
3. Seorang wali kelas menggunakan cara-cara yang demokratis dalam mengambil keputusan dengan memperhatikan aspirasi siswa di kelas yang diampunya. Siswa diberi kebebasan untuk mengelola kelasnya masing-masing balk dalam proses pembelajaran, kebersihan dan keindahan maupun kegiatan-kegiatan lainnya.
4. Adanya wadah kegiatan ekstrakurikuler seperti Pramuka, PMR, KIR dan lain-lain yang memungkinkan siswa untuk mengembangkan budaya demokrasi.
5. Sekolah dalam mengambil kebijakan melalui rapat Komite Sekolah yang beranggotakan tokoh-tokoh masyarakat, ahli-ahli di bidang pendidikan, kepala sekolah dan guru serta unsur-unsur lain. Hal ini merupakan wujud mekanisme demokrasi yang selalu menjunjung aspirasi masyarakat untuk kepentingan bersama.

 3. Dalam Lingkungan Masyarakat, Bangsa, dan Negara

Pelaksanaan nilai-nilai demokrasi dalam kehidupan masyarakat telah menjadi bagian dari budaya daerah. Untuk membahas masalahmasalah yang terjadi dalam masyarakat ada beberapa istilah yang berkaitan dengan musyawarah, misalnya rembug desa, musyawarah adat, rapat nagari dan lain-lain. Dalam lembaga permusyawaratan itulah warga masyarakat ikut berpartisipasi dalam pengambilan keputusan dan kebijakan yang menyangkut kepentingan bersama. Dalam kehidupan berbangsa dan bernegara pelaksanaan demokrasi dapat tercermin dari pengambilan keputusan.

Pelajaran Administrasi Perkantoran - kelas 11 Smk

A. Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP)

Pengertian Standar Operasional Prosedur lainnya adalah suatu standar/ pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok kerja agar dapat mencapai tujuan organisasi. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. 

Menurut (Atmoko, 2011:2), Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

B. Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)

•  Sebagai acuan/ aturan baku bagi perusahaan atau organisasi berlaku untuk atasan maupun bawahan dalam melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
• Sebagai pedoman untuk mengurangi faktor kesalahan dalam proses kerja
• Meningkatkan efisiensi dan efektifitas karyawan baik secara individu maupun kelompok.
• Meningkatkan kemandirian karyawan sehingga tidak selalu tergantung pada manajemen/pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
• Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh karyawan dalam mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.
• Memberikan informasi mengenai peningkatan kompetensi karyawan.
• Menciptakan keseragaman proses kerja

C. Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)

1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

D. Fungsi Standar Operasional Prosedur  (SOP)

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

E. Keuntungan adanya SOP

1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

F. Simbol-Simbol SOP

Terminal
Menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Biasanya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau  ‘Selesai’.

Process, Manual Operation, dan Manual Input
Untuk menunjukkan sebuah proses atau operasi digunakan persegi panjang. Teks dalam simbol proses ini harus menggunakan kata kerja seperti ‘mengambil data’, ‘memeriksa isian formulir’, atau yang lainnya dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Lambang proses ini sebenarnya melambangkan proses yang dilakukan oleh komputer. Karena flow chart memang awalnya digunakan untuk menggambarkan proses pada program komputer atau algoritma. Tapi kadang orang mengartikannya secara umum sebagai proses, yang dilakukan oleh komputer atau tidak. Jika menggunakannya untuk menggambarkan prosedur yang tidak penting untuk melihat itu dilakukan komputer atau tidak maka tidak masalah menggunakan simbol proses secara umum. Tapi, pada kasus dimana Anda akan menggambarkan prosedur yang terdiri dari operasi komputer dan manual  serta penting untuk membedakannya maka sebaiknya menggunakan simbol yang berbeda pula.
Untuk proses atau operasi yang dilakukan secara manual (tidak melibatkan komputer), dalam flow chart digambarkan dengan trapesium. Anda dapat menggunakannya untuk menggambarkan proses seperti mengisi formulir atau memeriksa dokumen.
Lantas, bagaimana menggambarkan proses yang melibatkan manusia dan komputer seperti memasukkan data ke dalam komputer? Untuk proses memasukkan input ke dalam sistem seperti ini dalam flow chart disebut manual input. Manual input dilambangkan menggunakan segi empat yang bagian atasnya miring dan bagian kanan lebih tinggi dari bagian kiri.
Data
Data dapat menjadi input suatu proses atau merupakan outputnya. Dalam flow chart data dimodelkan dengan simbol jajaran genjang atau juga sering disebut bentuk input-output, I/O. 
Decision
Decison digunakan untuk melambangkan pengambilan keputusan bagaimana alur dalam flow chart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tertentu. Decision dilambangkan dengan bentuk belah ketupat dan teks dalam simbol ini biasa menggunakan bentuk pertanyaan.
Pertanyaan yang digunakan biasanya pertanyaan dengan jawaban ya atau tidak.Tapi, dapat juga yang menghasilkan 3 jawaban atau lebih. Garis yang menunjukkan arah keputusan harus diberi label dengan hasil keputusan atau jawaban pertanyaannya.
Stored Data
Ini menggambarkan informasi yang disimpan dalam media penyimpanan data secara umum, seperti : hard drive, memory card, flash disk, atau media lain. Digunakan simbol segi empat dengan sisi tegaknya melengkung ke kiri.
Database
Silinder merupakan simbol yang digunakan untuk basis data. Sebenarnya juga digunakan untuk melambangkan data yang disimpan dalam hard drive.Namun, kadang perlu membedakan data-data yang diakses dari database secara online dalam jaringan atau hanya dari komputer. Jadi, Anda dapat menggunakan simbol silinder untuk data di database dan untuk data dalam komputer dapat menggunakan stored data.
Predefined Process
Predefined process yaitu proses yang telah kita jelaskan lebih rinci dalam flow chart tersendiri. Ini memungkinkan kita untuk menampilkan flow chart sesuai dengan tingkat detail yang kita inginkan. Misalkan, untuk tingkat manajer pada organisasi kadang hanya perlu gambaran prosedur secara umum, tidak dalam detail teknis.Ini dilambangkan dengan segi empat dengan garis ganda pada sisi tegaknya.
Connector dan Off-page Reference
Connector dilambangkan dengan lingkaran kecil. Digunakan menghubungkan elemen dalam flow chart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat elemen yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan ruwet jika dihubungkan dengan garis.
Connector digunakan untuk menghubungkan gambar dalam satu halaman. Jika gambar yang akan dihubungkan berada pada halaman yang berbeda maka menggunakan off-page reference yang dilambangkan dengan segi lima. Teks/label untuk connector dapat menggunakan huruf dan off-page reference menggunakan angka.
Swimlane
Digunakan saat kita ingin menunjukkan keterangan seperti dimana proses dilakukan atau siapa yang melakukannya. Ini cocok digunakan untuk prosedur yang melibatkan banyak pihak, lintas organisasi, atau lintas departemen dan penting untuk menunjukkan dimana proses dilakukan. Berikut adalah contoh flow chart pendaftaran anggota perpustakaan dengan swimlane.

G. Jenis SOP dalam Perkantoran

1. SOP Teknis

SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

2. SOP Administratif

SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Ciri-ciri SOP Administratif adalah sebagai berikut:

1. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
2. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

1. SOP Makro

SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.

Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.

2. SOP Mikro

SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya. 

SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

1. SOP FinalSOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

2. SOP Parsial

SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

1. SOP Generik

SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.

2. SOP Spesifik

SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.

H. Asas-Asas penyusunan SOP

1.       Asas Pembakuan

Standar Operasional Prosedur disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas.

2.       Asas Pertanggungjawaban

Standar Operasional Prosedur yang disusun harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.

3.       Asas Kepastian

Adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur selaku pemberi layanan dan masyarakat sebagai penerima layanan sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.

4.       Asas Keterkaitan

Bahwa dalam pelaksanaannya Standar Operasional Prosedur senantiasa terkait dengan administrasi kegiatan umum lainnya baik secara langsung ataupun tidak langsung.

5.       Asas Kecepatan dan Kelancaran

Sebagai pendukung dalam melaksanakan tugas, maka Standar Operasional Prosedur dapat digunakan untuk menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.

6.       Asas Keamanan

Standar Operasional Prosedur harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan apa yang telah ditetapkan sehingga dapat tercipta kenyamanan dalam pelaksanaan tugas.

7.       Asas Keterbukaan

Keberadaan Standar Operasional Prosedur dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas sehingga tidak akan muncul kecurigaan baik dari aparatu sebagai pemberi layanan maupun masyarakat sebagai penerima layanan.

I. Prinsip Penyusunan SOP

a.       Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.

b.      Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

c.       Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan organisasi.

d.      SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

e.       SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.

f.       SOP tidak terlalu rinci.

g.      SOP dibuat sesederhana mungkin.

h.      SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.

i.        SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

J.Teknik menyusun SOP

1. Pembentukan tim khusus SOP

Tim terdiri dari tenaga kompeten dari setiap bagian/ divisi perusahaan misalnya manajer pemasaran, manajer support, dll.Jika diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu untuk mendapat informasi/ masukan yang tepat.

2. Pembagian tugas tim

Tenaga yang telah dibentuk diharuskan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing untuk memetakan deskripsi kerjanya.

3. Penentuan sasaran penerapan SOP

Sasaran SOP yaitu divisi-divisi di perusahaan yang memang patut atau perlu menggunakan SOP

4. Penentuan waktu dan tempat penerapan SOP

Perkirakan waktu pelaksanaannya setelah verifikasi/ persetujuan atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi masing-masing.

5. Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional

setiap divisiSetelah tim memetakan alur kerja setiap divisi yang dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk perinci beserta penjelasannya.

6. Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung

Alur kerja berupa bagan alur (flow chart) beserta penjelasannya. Instruksi kerja adalah penjelasan perinci dari alur kerja. Formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti otentik kegiatan operasional.

7. Tukar pendapat/ masukan antarsesama tim

Saling memberi masukan atau tambahan antarsesama tim.

8. Libatkan pelaku pelaksana SOP

Tindakan ini diperlukan agar pelaksana SOP dapat memberikan masukan atas temuan yang kurang.

9. Evaluasi dan perbaikan jika ada Rekonstruksi atau uji coba

Lakukan pengujian SOP setiap divisi untuk mengetahui keefektifannya.

10. Verifikasi dari pihak Quality Management Representative

Setelah uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan, manajer QMR perusahaan berhak memverifikasi dan memberi persetujuan.

11. Umumkan/ sosialisasikan kepada setiap pelaksana SOP

Sosialisasi SOP dapat dilakukan dengan adanya rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa ketika implementasi memang sudah siap.

12. Pemantauan dan analisis

Dalam beberapa bulan ke depan hingga setahun, pemantauan berkala harus selalu dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, kriteria yang salah, tidak efektif, dll.

 K. Penerapan SOP dalam Manajemen perkantoran

Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya setelah secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi. Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:

1.    Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan perubahannya.

2.    Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial.

3.    Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP).

4.    Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.

Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Berbagai masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam melakukan evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan.