A. Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pengertian Standar Operasional
Prosedur lainnya adalah suatu standar/ pedoman tertulis yang dipergunakan untuk
mendorong dan menggerakkan suatu kelompok kerja agar dapat mencapai tujuan
organisasi. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus
dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Menurut (Atmoko,
2011:2), Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja
instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan
prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan.
B.
Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)
- Sebagai acuan/ aturan baku bagi perusahaan atau organisasi berlaku untuk atasan maupun bawahan dalam melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
- Sebagai pedoman untuk mengurangi faktor kesalahan dalam proses kerja
- Meningkatkan efisiensi dan efektifitas karyawan baik secara individu maupun kelompok.
- Meningkatkan kemandirian karyawan sehingga tidak selalu tergantung pada manajemen/pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
- Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh karyawan dalam mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.
- Memberikan informasi mengenai peningkatan kompetensi karyawan.
- Menciptakan keseragaman proses kerja
C. Tujuan Standar Operasional
Prosedur (SOP)
- Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
- Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
- Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
- Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
- Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
D.
Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP)
- Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
- Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
- Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
- Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
- Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
E.
Keuntungan adanya SOP
- SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
- Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
- SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.
F. Simbol-Simbol SOP
Terminal
Menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Biasanya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
Process,
Manual Operation, dan Manual InputMenunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Biasanya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
Untuk menunjukkan sebuah proses atau operasi digunakan persegi panjang. Teks dalam simbol proses ini harus menggunakan kata kerja seperti ‘mengambil data’, ‘memeriksa isian formulir’, atau yang lainnya dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Lambang proses ini sebenarnya melambangkan proses yang dilakukan oleh komputer. Karena flow chart memang awalnya digunakan untuk menggambarkan proses pada program komputer atau algoritma. Tapi kadang orang mengartikannya secara umum sebagai proses, yang dilakukan oleh komputer atau tidak. Jika menggunakannya untuk menggambarkan prosedur yang tidak penting untuk melihat itu dilakukan komputer atau tidak maka tidak masalah menggunakan simbol proses secara umum. Tapi, pada kasus dimana Anda akan menggambarkan prosedur yang terdiri dari operasi komputer dan manual serta penting untuk membedakannya maka sebaiknya menggunakan simbol yang berbeda pula.
Untuk proses atau operasi yang dilakukan secara manual (tidak melibatkan komputer), dalam flow chart digambarkan dengan trapesium. Anda dapat menggunakannya untuk menggambarkan proses seperti mengisi formulir atau memeriksa dokumen.
Lantas, bagaimana menggambarkan proses yang melibatkan manusia dan komputer seperti memasukkan data ke dalam komputer? Untuk proses memasukkan input ke dalam sistem seperti ini dalam flow chart disebut manual input. Manual input dilambangkan menggunakan segi empat yang bagian atasnya miring dan bagian kanan lebih tinggi dari bagian kiri.
Data
Data dapat menjadi input suatu proses atau merupakan outputnya. Dalam flow chart data dimodelkan dengan simbol jajaran genjang atau juga sering disebut bentuk input-output, I/O.
Decision
Decison digunakan untuk melambangkan pengambilan keputusan bagaimana alur dalam flow chart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tertentu. Decision dilambangkan dengan bentuk belah ketupat dan teks dalam simbol ini biasa menggunakan bentuk pertanyaan.
Pertanyaan yang digunakan biasanya pertanyaan dengan jawaban ya atau tidak.Tapi, dapat juga yang menghasilkan 3 jawaban atau lebih. Garis yang menunjukkan arah keputusan harus diberi label dengan hasil keputusan atau jawaban pertanyaannya.
Stored Data
Ini menggambarkan informasi yang disimpan dalam media penyimpanan data secara umum, seperti : hard drive, memory card, flash disk, atau media lain. Digunakan simbol segi empat dengan sisi tegaknya melengkung ke kiri.
Database
Silinder merupakan simbol yang digunakan untuk basis data. Sebenarnya juga digunakan untuk melambangkan data yang disimpan dalam hard drive.Namun, kadang perlu membedakan data-data yang diakses dari database secara online dalam jaringan atau hanya dari komputer. Jadi, Anda dapat menggunakan simbol silinder untuk data di database dan untuk data dalam komputer dapat menggunakan stored data.
Predefined Process
Predefined process yaitu proses yang telah kita jelaskan lebih rinci dalam flow chart tersendiri. Ini memungkinkan kita untuk menampilkan flow chart sesuai dengan tingkat detail yang kita inginkan. Misalkan, untuk tingkat manajer pada organisasi kadang hanya perlu gambaran prosedur secara umum, tidak dalam detail teknis.Ini dilambangkan dengan segi empat dengan garis ganda pada sisi tegaknya.
Connector dan Off-page Reference
Connector dilambangkan dengan lingkaran kecil. Digunakan menghubungkan elemen dalam flow chart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat elemen yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan ruwet jika dihubungkan dengan garis.
Connector digunakan untuk menghubungkan gambar dalam satu halaman. Jika gambar yang akan dihubungkan berada pada halaman yang berbeda maka menggunakan off-page reference yang dilambangkan dengan segi lima. Teks/label untuk connector dapat menggunakan huruf dan off-page reference menggunakan angka.
Swimlane
Digunakan saat kita ingin menunjukkan keterangan seperti dimana proses dilakukan atau siapa yang melakukannya. Ini cocok digunakan untuk prosedur yang melibatkan banyak pihak, lintas organisasi, atau lintas departemen dan penting untuk menunjukkan dimana proses dilakukan. Berikut adalah contoh flow chart pendaftaran anggota perpustakaan dengan swimlane.
G. Jenis SOP dalam Perkantoran
1. SOP Teknis
SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari
kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu
peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga
tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya
dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi
langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail
melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP
teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal
seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan,
korespondensi, dokumentasi dan lainnya.
2. SOP Administratif
SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak
rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau
pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Ciri-ciri SOP
Administratif adalah sebagai berikut:
- Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
- Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
SOP Menurut Cakupan dan Besaran
Kegiatan
1. SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP
mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan
integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP
tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan
oleh pelaksana kegiatan.
Contohnya SOP pengelolaan surat yang
merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan
terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.
2. SOP Mikro
SOP Mikro merupakan bagian dari
sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan
SOP makro yang lebih besar cakupannya.
SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan
Kegiatan
1.
SOP FinalSOP
final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk
utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan
SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan
bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan
Teknis.
2.
SOP Parsial
SOP
parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan
produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki
rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh:
SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP
Penyusunan Pedoman.
SOP Menurut
Cakupan dan Jenis Kegiatan
1. SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP
berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari
kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.
Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan.
Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di
Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK,
Bendahara dan seterusnya.
2. SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP
berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari
kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP
tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena
sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji
Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z
tidak berlaku di laboratorium lainnya.
H. Asas-Asas penyusunan SOP
1.
Asas Pembakuan
Standar
Operasional Prosedur disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah
dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas.
2.
Asas Pertanggungjawaban
Standar
Operasional Prosedur yang disusun harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari
sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi
keabsahannya.
3.
Asas Kepastian
Adanya
keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur selaku pemberi layanan dan
masyarakat sebagai penerima
layanan sehingga masing-masing pihak
mempunyai tanggung jawab yang sama.
4.
Asas Keterkaitan
Bahwa
dalam pelaksanaannya Standar Operasional Prosedur senantiasa terkait dengan
administrasi kegiatan umum lainnya baik secara langsung ataupun tidak langsung.
5.
Asas Kecepatan dan Kelancaran
Sebagai
pendukung dalam melaksanakan tugas, maka Standar Operasional Prosedur dapat
digunakan untuk menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan
waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran
secara prosedural.
6.
Asas Keamanan
Standar
Operasional Prosedur harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat
dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan apa yang telah ditetapkan sehingga dapat
tercipta kenyamanan dalam pelaksanaan tugas.
7.
Asas Keterbukaan
Keberadaan
Standar Operasional Prosedur dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan
tugas sehingga tidak akan muncul kecurigaan baik dari aparatu sebagai pemberi
layanan maupun masyarakat sebagai penerima layanan.
I. Prinsip Penyusunan SOP
a. Penyusunan SOP harus mengacu pada
SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.
b. Prosedur kerja menjadi tanggung
jawab semua anggota organisasi.
c. Fungsi dan aktivitas dikendalikan
oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan
organisasi.
d. SOP didasarkan atas kebijakan yang
berlaku.
e. SOP dikoordinasikan untuk mengurangi
kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.
f. SOP tidak terlalu rinci.
g. SOP dibuat sesederhana mungkin.
h. SOP tidak tumpang tindih, bertentangan
atau duplikasi dengan prosedur lain.
i. SOP ditinjau ulang secara periodik
dan dikembangkan sesuai kebutuhan.
J.Teknik
menyusun SOP
1. Pembentukan
tim khusus SOP
Tim terdiri dari tenaga kompeten dari
setiap bagian/ divisi perusahaan misalnya manajer pemasaran, manajer support,
dll.Jika diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu untuk mendapat informasi/
masukan yang tepat.
2. Pembagian
tugas tim
Tenaga yang telah dibentuk diharuskan
memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing untuk memetakan deskripsi
kerjanya.
3. Penentuan
sasaran penerapan SOP
Sasaran SOP yaitu divisi-divisi di
perusahaan yang memang patut atau perlu menggunakan SOP
4. Penentuan
waktu dan tempat penerapan SOP
Perkirakan waktu pelaksanaannya setelah
verifikasi/ persetujuan atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang sesuai yaitu
divisi masing-masing.
5. Mendokumentasikan
jenis kegiatan operasional
setiap divisiSetelah
tim memetakan alur kerja setiap divisi yang dipegangnya, catat apa saja jenis
kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk perinci
beserta penjelasannya.
6. Menyusun
alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung
Alur kerja berupa bagan alur (flow
chart) beserta penjelasannya. Instruksi kerja adalah penjelasan perinci dari
alur kerja. Formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti
otentik kegiatan operasional.
7. Tukar
pendapat/ masukan antarsesama tim
Saling memberi masukan atau tambahan
antarsesama tim.
8. Libatkan pelaku pelaksana SOP
Tindakan ini diperlukan agar pelaksana
SOP dapat memberikan masukan atas temuan yang kurang.
9. Evaluasi
dan perbaikan jika ada Rekonstruksi atau uji coba
Lakukan pengujian SOP setiap divisi
untuk mengetahui keefektifannya.
10. Verifikasi
dari pihak Quality Management Representative
Setelah uji coba dinyatakan tidak ada
masalah dalam pelaksanaan, manajer QMR perusahaan berhak memverifikasi dan
memberi persetujuan.
11. Umumkan/
sosialisasikan kepada setiap pelaksana SOP
Sosialisasi SOP dapat dilakukan dengan
adanya rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa ketika
implementasi memang sudah siap.
12.
Pemantauan dan analisis
Dalam beberapa bulan ke depan hingga
setahun, pemantauan berkala harus selalu dilakukan untuk menilai apakah ada
kendala, kriteria yang salah, tidak efektif, dll.
K. Penerapan SOP dalam Manajemen perkantoran
Penerapan SOP dalam praktek
penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya
setelah secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi. Proses penerapan
harus dapat memastikan bahwa output yang dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:
1.
Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru disusun
dan alasan perubahannya.
2.
Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan
siap diakses oleh semua pengguna potensial.
3.
Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan
dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk
menerapkannya secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan
terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP).
4.
Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja,
mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan
dalam proses penerapan SOP.
Pelaksanaan penerapan SOP harus secara
terus menerus dipantau sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik.
Berbagai masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga
dalam melakukan evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan
secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan.
mantafff
BalasHapusHATURNUHUN.. :)
BalasHapusTerimakasih ya atas informasinya :)
BalasHapusmakasih kaka
BalasHapussuwun@πππ
BalasHapusSangat membantu saya.terima kasih :)
BalasHapusThanks for you :D
BalasHapusterima kasih sangat membantu pekerjaan saya
BalasHapusKomentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapusKomentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapusKeren bgt π membantu bgt, makasih π tp backgronnya terlalu rame jadinya sedikit ga jelas tulisannya heheh makasih keren syekaleee π
BalasHapusTerimakasih infonyaπ
BalasHapus